コロナ禍により、テレワークやリモートワーク、時差出勤、ワークスタイルが大きく変化して、上司と部下やチームにおけるコミュニケーションに色んなトラブルが起きていませんか？
実はそういうトラブル、自分の会社だけでなく、どこの会社でも起きているものなのです。
そこで今回は、テレワークや時差出勤などの多様な働き方がある中で、チームでコミュニケーションをとるときの「あるある」トラブルを「desknet′s NEO （デスクネッツ ネオ）」というグループウェアを手がける株式会社ネオジャパンの担当者に伺いました。
そしてそれらのトラブルの解決策も要チェックです！
■コロナ禍のコミュニケーションで「あるある」なトラブル5つと解決策
1.「時差出勤や在宅勤務、フロアが分かれているから、誰が出社しているか、見に行かないとわからない。」
これはあるあるですよね！ 出社とテレワークが両方とも行われている今、「あの人、出社しているかな？」といちいち見に行かなきゃいけないということ、ありますよね。
●解決策
「グループウェアなどのスケジュール機能を使えば、誰が出社していて、外出しているかなど、社内のスケジュールが共有でき、打ち合わせのセッティングも楽々です。もう、階段を上がって別のフロアまで見に行かなくても大丈夫です」（ネオジャパン担当者）
最近では、スタッフの在席状況や行動予定を共有できるツールやアプリもたくさん出ているので、それを利用すれば、体力的にもかなり楽になりそうですね。
2.「テレワークで顔を直接合わせる機会が少なくなり、孤立した気持ちになってしまう。」
これもあるある！ コロナでテレワークが推進された初期の頃、よく話題になりました。この孤立感、どんな工夫で解決できるのでしょうか？
●解決策
「ウェブ会議機能を使えば、いつでもオンラインの会議が可能です。例えば朝礼代わりに毎朝1回メンバー同士で接続すれば、孤立した気持ちも軽減していくことができます。またグループウェアは組織内ユーザーしか参加できないので、社内会議も安全な環境で行えます」（ネオジャパン担当者）
朝礼代わりに毎朝1回メンバー同士で接続するというのは良いアイデアですよね。
他社事例としては、金曜夕方に「褒め会」「ありがとう会」を開く、オフィスにある休憩室やラウンジ同様のバーチャルラウンジを社内チャットに導入するというものもあります。
3.「テレワーク推奨なのに、押印書類のために出社しなくてはならない。」
これも2020年に問題になりましたね。わざわざハンコ書類のためだけに出社って…このご時世に非効率もいいところです。申請承認に関わることから、これもコミュニケーショントラブルの一つと言えそうです。
●解決策
「グループウェアには、ワークフロー機能のあるものがあり、押印ための出社という非効率をなくすことができます。この機能を使えば稟議書や出張申請など、社内の申請業務のペーパーレス化が可能です」（ネオジャパン担当者）
ワークフロー機能とは、各種申請書類などを電子化して、さまざまな業務手続きをシステム上で行えてしまう機能のこと。押印も電子印で行うなどすれば、無駄出社もなくなりそうです。
4.「オフィスなら先輩に声をかけて仕事の質問がすぐ聞けたのに、テレワーク中はそれができない。わざわざメールで聞くほどじゃないし…コミュニケーションがとりにくい。気持ちが伝えられない。」
これもあるある！！ 思わずうなずいてしまいました。日常的なコミュニケーションが全部なくなるので、テレワークを始めた当初は、戸惑いましたよね。
●解決策
「テレワークでコミュニケーション不足というのは、よく聞かれます。ビジネスチャットを使えば、簡単に双方向のコミュニケーションがとれます。顔を見て話せなくても、ちょっとしたやり取りで解決することがたくさんあります。スタンプが色々とそろっているものもありますので、感謝の気持ちなどを簡単に伝えられます」（ネオジャパン担当者）
ビジネスチャットの中には、通知のオン・オフが設定できるものもあるので、「お手すきのときに読んでくれればいい）内容を送った場合に、相手の業務の妨げにならないのはありがたいところです。
5.「メンバーのスケジュールが変わっても、外にいるとPCで見られないから、打ち合わせの予定が入れられない！ スマホで簡単に見られたらいいのに。」
スマホ使いたいですよね！ いまは場所問わず働くので、社内PCでしか使えないツールは使いにくいところがあります。解決策は？
●解決策
「スケジュールアプリを利用すれば、スマートフォンで社外からもスケジュールの確認ができ、自分の予定が登録・変更・削除されたときに、プッシュ通知でリアルタイムにその内容を確認できます。急なリスケ・急な打合せが入っても、予定を見落とすことがありません。予定開始前のアラームも通知できるので、テレワークで、オンライン会議に遅れてしまうこともなくなります」（ネオジャパン担当者）
オンライン会議の遅刻まで予防できるのは、忙しい人には良い機能ですね！
コロナ禍によるワークスタイルの変化で起きる、コミュニケーションのあるあるとその解決策をご紹介してきました。
今回、取材したネオジャパンが手がけるグループウェアの「desknet′s NEO」は、テレワークにも使える社内のコミュニケーションツールで、組織内でのスムーズな情報共有やコミュニケーションを実現し、効率的に業務を遂行する助けになるもの。「使いやすさ」「わかりやすさ」を追求しているのも特徴です。
コロナ禍でがらりと変わったワークスタイルを支えるこうしたツールは、本当に助けになりますよね。ぜひ使う側は、使いこなしてこれまで以上にスムーズなコミュニケーションと生産性向上を狙いましょう！
【取材協力】
株式会社ネオジャパン（https://www.neo.co.jp/）
desknet's NEO 公式サイト（https://www.desknets.com/）
